Sommaire:
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Budget au prorata lors de l’entrée dans un programme
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Budget au prorata lors de la sortie d’un programme
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Prorata lors d’un changement de budget utilisateur en cours de période
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Prorata sur les dépenses récurrentes du Pilier 1 (Budget Mobilité Fédéral en Belgique 🇧🇪)
Notre plateforme propose des calculs de budget au prorata flexibles afin de garantir l’équité et la précision lorsque des employés rejoignent ou quittent des programmes, ou lorsque leur budget évolue en cours de période. Cet article explique comment et quand ces ajustements sont appliqués.
1. Budget au prorata lors de l’entrée dans un programme
Un employé peut entrer dans un programme dans deux cas :
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Il s’agit d’un nouvel employé ajouté à un groupe lui-même lié à un programme.
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Il s’agit d’un employé existant dont l’affectation change vers un groupe lié à un programme.
Dans ces cas, un budget au prorata est automatiquement calculé et attribué en fonction de la date d’entrée dans le programme.
2. Budget au prorata lors de la sortie d’un programme
Un employé peut quitter un programme dans deux situations :
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Son compte est archivé, ce qui le retire automatiquement du groupe lié au programme.
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Il change de groupe pour un groupe non lié au programme.
Notre système prend en charge la distribution des budgets sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Si un employé quitte un programme avant la fin d’une période, une déduction au prorata peut être appliquée.
Archivage d’un employé
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L’admin qui sélectionne une date d’archivage verra une simulation de la déduction au prorata attendue.
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En survolant le montant, il est possible de voir les détails du calcul.
Impact d’un changement de groupe
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Si un changement de groupe entraîne la sortie d’un programme, l’admin peut consulter une explication détaillée du prorata.
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L’employé verra un ajustement négatif dans son tableau de bord, correspondant au budget non utilisé.
Dépassement de budget et prorata
Si un employé a dépensé plus que son budget avant de quitter un programme :
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L’admin verra clairement le montant déduit et celui qui ne peut pas être récupéré.
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Les risques liés au dépassement sont indiqués dans les paramètres du groupe et de l’utilisateur lorsque le prorata à la sortie est activé.
3. Prorata lors d’un changement de budget utilisateur en cours de période
Le budget d’un utilisateur peut évoluer dans les cas suivants :
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Modification du budget personnalisé
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Changement de budget du groupe
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Changement d’affectation de groupe
Changement de budget personnalisé
Quand un admin modifie le budget personnalisé d’un utilisateur via le tableau de bord :
Augmentation du budget : L’admin a trois options :
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Appliquer à partir du début de la période en cours
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Appliquer à partir du début de la prochaine période
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Appliquer à une date spécifique, avec un calcul au prorata (dans ce cas l’administrateur doit sélectionner une date via un calendrier. Les dates passées nécessitent un ajustement manuel.
Diminution du budget : Cela s’applique uniquement à la prochaine période de top-up. Les périodes passées ou en cours doivent être ajustées manuellement.
Toutes les modifications sont visibles pour l’admin et l’employé, avec les top-ups mis à jour et les calculs affichés.
4. Prorata sur les dépenses récurrentes du Pilier 1 (Budget Mobilité Fédéral en Belgique 🇧🇪)
Le Pilier 1 correspond à des dépenses récurrentes non remboursables liées à un contrat de leasing automobile dans le cadre du Budget Mobilité Fédéral (BMF). Un employé peut démarrer ou rendre un véhicule en cours d’année, nécessitant un calcul au prorata.
Contrôles administrateur
Lors de la création ou modification d’une dépense récurrente, l’admin peut activer :
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Le prorata basé sur la date de début (première récurrence ajustée)
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Le prorata basé sur la date de fin (dernière récurrence ajustée)
Des simulations du montant pro-ratisé sont affichées immédiatement.
⚠️ Les dépenses récurrentes ne peuvent être modifiées que si elles n’ont pas encore été remboursées.
Sortie d’un employé du BMF
Quand un employé quitte le programme BMF (par archivage ou changement de groupe), la dernière récurrence du Pilier 1 est automatiquement ajustée en fonction de la date de sortie.