Comment mettre en place une politique de dépense personnalisée pour un(e) employé(e) ?

Lorsque vous mettez en place vos programmes de mobilité, vous définissez une politique de dépenses pour des groupes d'employé(e)s.

Toutefois, dans certains cas (comme les promotions), vous pouvez souhaiter accorder à l'un(e) de vos employé(e)s un budget différent de celui qui est appliqué automatiquement à tous les membres du groupe. Pour ce faire, vous pouvez appliquer une politique de dépenses personnalisée à l'employé(e) concerné.

1. Comment personnaliser une politique de dépenses
2. L'impact d'une politique de dépenses personnalisée
3. Comment éditer ou réinitialiser une politique de dépenses personnalisée

Comment personnaliser une politique de dépenses

Pour personnaliser la politique de dépenses d'un(e) employé(e), allez dans la section Employés dans le menu de gauche et ouvrez la politique de dépenses de l'employé(e) en question en cliquant sur les trois points au bout de la ligne.

Sur l'écran suivant, vous verrez le groupe auquel appartient l'employé(e) en question, ainsi que la ou les politiques de dépense(s) associée(s) par programme.

Si l'employé(e) appartient à plusieurs programmes, faites défiler l'écran jusqu'au programme que vous souhaitez personnaliser et cliquez sur "Personnaliser" au bas de la fiche.

Dans l'écran suivant, vous pouvez définir la politique de dépenses personnalisée pour la personne concernée dans le programme sélectionné en modifiant les paramètres.

Vous pouvez modifier:

• La répartition du budget (mensuelle, trimestrielle, annuelle)
• Le montant du budget
• Si vous souhaitez afficher ou masquer le montant du budget à l'employé(e)
• Si vous souhaitez reporter le montant du budget non-utilisé à la période suivante ou s'il est réinitialisé mensuellement/trimestriellement/annuellement
• Si vous souhaitez calculer le budget au prorata de la date de début

☝️ Examinez attentivement l'impact de vos modifications.

Une fois que vous avez défini la politique de dépenses personnalisée, enregistrez vos modifications.

Vous reviendrez à la vue d'ensemble des politiques de dépenses de l'employé(e). La fiche du programme pour lequel vous avez appliqué une personnalisation portera le label "Personnalisé" et affichera immédiatement la politique mise à jour, même si vous choisissez d'appliquer la modification à partir d'une date ultérieure.

L'impact d'une politique de dépenses personnalisée

💡Si vous apportez une modification qui a un impact sur le montant du budget mis à la disposition de l'employé(e), vous devrez définir à partir de quand la modification doit être appliquée :

• la période en cours (par exemple, pour le mois en cours)
• la période à venir (par exemple, le mois prochain)
• une date personnalisée (par exemple, à partir d'il y a 4 mois, le premier jour du mois)

Pour chacune des options, un message indiquera l'impact précis du changement. Ce message tient déjà compte des dépenses effectuées jusqu'à présent par l'employé(e) concerné.

💡 Il n'est pas possible de personnaliser le budget d'un(e) employé(e) plus loin dans le passé que la date de début. Si la date de début d'un programme doit être modifiée, veuillez contacter notre équipe de support (en haut à droite de cette page).

💡Si votre modification a un impact important sur le budget disponible de l'utilisateur, il est possible que le résultat soit un budget négatif. Lorsque vous sauvegarderez une personalisation entraînant un budget négatif, un message d'avertissement supplémentaire s'affichera :

💡Si vous modifiez la répartition du budget d'une personne, la répartition sera automatiquement modifiée pour l'ensemble de la période. Le même programme ne peut pas avoir différents types de répartition. Par exemple, il n'est pas possible d'avoir un budget mensuel pendant 3 mois de l'année et un budget trimestriel pendant le reste de l'année.

💡Les politiques de dépenses personnalisées remplacent les politiques de dépenses de groupe et restent inchangées même si les politiques de dépenses de groupe sont mises à jour.

Comment éditer une politique de dépenses personnalisée

Si vous souhaitez promouvoir un(e) employé(e) une seconde fois, vous pouvez suivre les mêmes étapes que celles mentionnées ci-dessus.
Gardez à l'esprit que seule la dernière politique personnalisée sera affichée dans l'écran de synthèse.