Hoe een kaartuitgave afwijzen (uitgaven buiten beleid)?

Beheerders kunnen een kaartuitgave van een werknemer afkeuren als deze niet voldoet aan het door het bedrijf gedefinieerde beleid (bijv. persoonlijke aankopen zoals zwemkleding bij Decathlon). Aangezien de kaartuitgave al is afgetrokken van de bedrijfsportefeuille en Skipr het geld niet kan terugvorderen, kunnen wij de beheerder helpen de situatie op te lossen en naleving te garanderen.

Bij het klikken op de afwijzen knop verschijnt een pop-up met twee opties:

1. "Budgetimpact behouden": de kaartuitgave wordt afgekeurd, maar blijft invloed hebben op het budget van de werknemer.
2. "Impact op budget annuleren door een compenserende uitgave te creëren": de kaartuitgave wordt afgekeurd zonder het budget van de werknemer te beïnvloeden.

Optie 1: Budgetimpact behouden

In dit geval verliest de werknemer het uitgegeven bedrag twee keer:

• Omdat het bedrag wordt afgetrokken van zijn/haar budget.
• Omdat de beheerder het geld zal terugvorderen via een salarisinhouding, buiten Skipr om.

Voorbeeld: Een werknemer heeft €7 bij Decathlon uitgegeven. Na controle van het bonnetje blijkt dat de aankoop zwemkleding betrof en dus buiten het beleid valt. De beheerder kiest ervoor de uitgave af te keuren met optie 1. Hierdoor verliest de werknemer €7 van zijn/haar budget, en de beheerder zal daarnaast een salarisinhouding van €7 uitvoeren om het niet-conforme bedrag terug te vorderen.

Optie 2: Impact op budget annuleren door een compenserende uitgave te creëren

Het systeem zal een compenserende uitgave aanmaken ter waarde van de afgekeurde kaartuitgave. Hierdoor wordt het budget van de werknemer hersteld. Vervolgens zal de beheerder de terugvordering via salarisinhouding uitvoeren, buiten Skipr om.

Voorbeeld: Een werknemer heeft €7 bij Decathlon uitgegeven. Na controle van het bonnetje blijkt dat de aankoop zwemkleding betrof en dus buiten het beleid valt. De beheerder kiest ervoor de uitgave af te keuren met optie 2. Hierdoor wordt een compenserende uitgave van €7 aangemaakt, waardoor het mobiliteitsbudget van de werknemer weer op het oorspronkelijke niveau komt. De beheerder zal dan een salarisinhouding van €7 uitvoeren om het niet-conforme bedrag terug te vorderen.