Hoe valideer ik een uitgave?

In dit artikel leggen we uit hoe je de lijst met uitgaven kunt filteren met behulp van AI en de verschillende manieren om één of meerdere uitgaven te valideren.

1. Uitgaven filteren met AI
2. Een enkele uitgave valideren
3. Uitgaven in bulk valideren
4. Valideren van een terugkerende uitgave

Afhankelijk van het goedkeuringsbeleid dat in uw bedrijf is opgezet, moet u mogelijk de openstaande terugbetalingsverzoeken of kaarttransacties van medewerkers valideren.

Om de lijst met uitgaven te bekijken, klikt u op "Validaties". Er zijn 3 afzonderlijke weergaven:

• Alles: zowel terugbetalingsverzoeken als mobiele app- en kaarttransacties
• Terugbetalingen: alleen terugbetalingsverzoeken
• Transacties: alleen mobiele app- en kaarttransacties

In de zoek- en filterbalk kunt u eenvoudig filteren op de  Review status "In afwachting". Op deze manier ziet u alleen uitgaven die gevalideerd moeten worden door een admin. U kunt ook andere filters toevoegen als u op zoek bent naar specifieke uitgaven. Met behulp van onze AI-filterfunctie kunt u dit doen, maar u kunt de filters ook handmatig toepassen.

💡 Uitgaven kunnen één voor één of in bulk gevalideerd worden.

 

1. Uitgaven filteren met AI

U kunt de lijst met alle uitgaven filteren door de filters handmatig te gebruiken of door gebruik te maken van onze AI-filterfunctie.

Om dit te doen, hoeft u alleen maar te typen waar u naar op zoek bent, net zoals u dat zou doen met andere AI-tools die met prompts werken.

Het kan bijvoorbeeld gaan om een lijst van alle uitgaven die met een kaart zijn gedaan op een bepaalde datum en bij een bepaalde aanbieder. Het kan ook gaan om alle uitgaven onder of boven een bepaald bedrag.

Op de onderstaande schermafbeeldingen kunt u de prompt zien die is gebruikt om alle uitgaven met een kaart te filteren voor november 2025.

Als u de toegepaste filters wilt verwijderen, kunt u op het "x" ernaast klikken.

 

2. Een enkele uitgave valideren

Om een enkele uitgave te valideren, klikt u op de uitgave:

• Goedkeuren als deze voldoet aan het mobiliteitsbeleid van uw bedrijf en de medewerker de nodige informatie heeft verstrekt (ontvangstbewijs/commentaar)
• Afwijzen als deze niet voldoet
• Meer informatie vragen als u extra informatie van de medewerker nodig heeft om een beslissing te nemen. De status van de uitgave verandert dan in "info vereist", en de medewerker ontvangt een e-mail en melding om dit te bekijken
• De uitgave verwijderen (gebruik dit alleen voor verkeerd aangemaakte uitgaven)

💡 Betaalkaartuitgaven en app-uitgaven kunnen niet worden geweigerd of verwijderd

💡 Zodra de Terugbetaling status van een uitgave "terugbetaald" is, kan deze niet meer worden gewijzigd

 

3. Uitgaven in bulk valideren

Om uitgaven in bulk te valideren:

• Selecteer de uitgaven die u wilt valideren.
• Keur de uitgaven goed, wijs ze af of verwijder ze.

💡 Als u ook een gebruikersaccount heeft, kunt u linksonder wisselen tussen uw admin- en werknemersdashboard.
 

4. Valideren van een terugkerende uitgave

Een terugkerende uitgave valideren:

• Selecteer de terugkerende uitgave die je wilt valideren.
• Selecteer "alleen deze uitgave goedkeuren" als je alleen de huidige wilt goedkeuren, of kies "deze uitgave en alle gerelateerde terugkerende uitgaven goedkeuren" als je ze allemaal in één keer wilt goedkeuren.
• Klik daarna op "Goedkeuren".