Hoe een gepersonaliseerd uitgavenbeleid voor een werknemer implementeren?

Wanneer u uw Mobiliteitsprogramma's instelt, stelt u het uitgavenbeleid in per groep.

In sommige gevallen (zoals bij promoties) wilt u een medewerker echter een ander budget geven dan het budget dat automatisch wordt toegepast op groepsniveau. Dit doe je door een gepersonaliseerd uitgavenbeleid toe te passen voor de medewerker in kwestie.

1. Zo pas je een uitgavenbeleid aan
2. Impact van een aangepast uitgavenbeleid
3. Een aangepast uitgavenbeleid bewerken of opnieuw instellen

Zo pas je een uitgavenbeleid aan

Om iemands uitgavenbeleid aan te passen, ga je naar het gedeelte Werknemers in het menu aan de linkerkant en open je het uitgavenbeleid van de medewerker in kwestie door op de drie puntjes aan het einde van de regel te klikken.

Op het volgende scherm zie je de groep waartoe de betreffende medewerker behoort, samen met  het bijbehorende uitgavenbeleid per mobiliteitsprogramma.

Als de medewerker tot meerdere programma's behoort, scroll dan naar het programma dat je wilt aanpassen en klik op "Aanpassen" onderaan het scherm.

Op het volgende scherm kun je het aangepaste uitgavenbeleid voor de werknemer bepalen door de parameters te bewerken.

U kunt wijzigen:

• De budgetverdeling (maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks)
• Het budgetbedrag
• Of u het budgetbedrag aan de medewerker wilt tonen of verbergen
• Of u het ongebruikte budgetbedrag wilt overdragen naar de volgende periode of maandelijks/driemaandelijks/jaarlijks wilt resetten
• Als u het budget wilt pro rateren op basis van de begindatum

☝️ Denk goed na over de impact van je wijzigingen.

Zodra u het aangepaste uitgavenbeleid heeft gedefinieerd, slaat u de wijzigingen op.

U keert vervolgens terug naar het overzicht van het uitgavenbeleid van de medewerker. Het programma waarvoor u een aanpassing heeft doorgevoerd, krijgt het label "gepersonaliseerd" en toont onmiddellijk het aangepaste uitgavenbeleid, zelfs als u ervoor kiest om de wijziging vanaf een datum in de toekomst toe te passen.

Impact van een aangepast uitgavenbeleid

💡Als u een wijziging doorvoert die invloed heeft op de hoeveelheid budget die beschikbaar wordt gesteld aan de medewerker, moet u definiëren vanaf wanneer de wijziging moet worden toegepast:

• de huidige periode (bijv. voor de huidige maand)
• de komende periode (bijv. voor volgende maand)
• een aangepaste datum (bijv. 4 maanden geleden op de eerste dag van de maand)

Voor elk van de opties zal een bericht de exacte impact van de wijziging tonen. Dit bericht houdt al rekening met de uitgaven die tot nu toe door de  werknemer in kwestie zijn gedaan.

💡Het is niet mogelijk om het budget van een werknemer aan te passen verder in het verleden dan de startdatum. Als de startdatum van een programma moet worden gewijzigd, neem dan contact op met ons Support-team (rechtsboven op deze pagina).

💡Als uw wijziging veel invloed heeft op het beschikbare budget van de gebruiker, kan dit resulteren in een negatief budget. Bij het opslaan van een wijziging die resulteert in een negatief beschikbaar budget, wordt een extra waarschuwing getoond:

💡Als je de verdeling van iemands budget wijzigt, verandert de verdeling automatisch voor de hele periode. Hetzelfde programma kan geen verschillende verdelingen hebben (het is bijvoorbeeld niet mogelijk om 3 maanden van het jaar een maandbudget te hebben en de rest van het jaar een jaarbudget).

💡Een aangepast uitgavenbeleid heeft voorrang op het uitgavenbeleid van de groep en blijft ongewijzigd, zelfs als het uitgavenbeleid van de groep wordt bijgewerkt.

Een aangepast uitgavenbeleid bewerken

Als je een medewerker een tweede keer wilt promoveren, kun je dezelfde stappen toepassen als hierboven vermeld.
Houd er rekening mee dat alleen het laatste aangepaste beleid wordt weergegeven op het overzichtsscherm.