Comment refuser les dépenses par carte (hors politique) ?

Les administrateurs peuvent rejeter une dépense par carte d’un employé si celle-ci ne respecte pas la politique définie par l’entreprise (par exemple, des articles personnels comme un maillot de bain acheté chez Décathlon). Étant donné que la dépense a déjà été débitée du portefeuille de l’entreprise et que Skipr ne peut pas récupérer l’argent, nous pouvons aider l’administrateur à gérer la situation et à garantir la conformité.

En cliquant sur le bouton "Rejeter", une fenêtre s’ouvre avec deux options :

1. "Conserver l’impact sur le budget" : rejeter la dépense tout en conservant son impact sur le budget de l’employé

2. "Annuler son impact sur le budget en créant une dépense compensatoire" : rejeter la dépense sans conserver son impact sur le budget de l’employé

Option 1 : Conserver l’impact sur le budget

Dans ce cas, l’employé perdra le montant de la dépense deux fois :

• parce qu’il/elle perd une partie de son budget,

• parce que l’administrateur récupérera l’argent via une retenue sur salaire, en dehors de Skipr

Exemple : un employé a dépensé 7 € chez Décathlon. Après vérification du reçu, il s’avère que la dépense concernait un maillot de bain, donc hors politique. L’administrateur décide de rejeter la dépense et choisit l’option 1. L’employé perdra 7 € dans son budget, et une retenue sur salaire de 7 € sera effectuée, car la dépense n’était pas conforme.

 

Option 2 : Annuler son impact sur le budget en créant une dépense compensatoire

Le système créera une dépense compensatoire égale au montant de la dépense rejetée. Dans ce cas, l’employé récupérera le montant dépensé dans son budget. Ensuite, l’administrateur procédera à une retenue sur salaire, en dehors de Skipr.

Exemple : un employé a dépensé 7 € chez Décathlon. Après vérification du reçu, il s’avère que la dépense concernait un maillot de bain, donc hors politique. L’administrateur décide de rejeter la dépense et choisit l’option 2. Une dépense compensatoire de 7 € est créée dans le budget de l’employé, rétablissant ainsi le budget à son niveau initial, puis une retenue sur salaire de 7 € sera effectuée, car la dépense n’était pas conforme.