Comment configurer les règles d'approbation des remboursements ?

Si vous le souhaitez, vous pouvez définir des règles d'approbation pour les demandes de remboursement ajoutées par vos employés.

Pour définir ces règles, rendez-vous dans la section "Paramètres additionnels" de votre programme, puis activez ou non les demandes de remboursement.

💡 Certains services peuvent requérir l'activation des demandes de remboursement pour fonctionner. Si vous désactivez cette option, les services concernés faisant partie de votre programme seront également désactivés.

 

 

Vous pourrez également des règles d'approbation. Pour ce faire, rendez-vous dans la section "Politique d'approbation" de votre programme et cliquez sur "Ajouter une règle". Il existe deux types de règles :

• Règles générales qui s'appliqueront par défaut à l'ensemble des demandes de remboursement.

• Règles de services qui seront dédiées pour un ou plusieurs services. Elles remplacent les règles générales.

Définir une règle générale

Pour ajouter une règle générale, vous aurez à renseigner plusieurs informations :

• Le montant au-dessus ou égal duquel une demande de remboursement sera soumise à cette règle.

• Le type de dépense : pensez à cocher "Remboursement"

• Si vos employés doivent fournir des informations ou justificatifs spécifiques pour que la demande soit approuvée

• Si des administrateurs doivent valider les demandes manuellement ou vérifier les demandes approuvées

Si vous activez ces 2 dernières options, vous aurez à indiquer si ce sera au responsable RH ou au manager de l'équipe de réaliser ces actions.

Définir une règle de services

Lorsque vous ajoutez une règle de services, vous devez tout d'abord sélectionner le ou les services auxquels s'appliqueront cette règle.

💡 Vous pouvez uniquement sélectionner des services appartenant au programme dans lequel vous vous trouvez.

De la même façon que pour les règles générales, vous aurez ensuite à renseigner plusieurs informations :

• Le montant au-dessus ou égal duquel une demande de remboursement sera soumise à cette règle

• Le type de dépense : pensez à cocher "Remboursement"

• Si vos employés doivent fournir des informations ou justificatifs spécifiques pour que la demande soit approuvée

• Si des administrateurs doivent valider les demandes manuellement ou vérifier les demandes approuvées