Comment mettre en place la politique de dépenses ?

Les politiques de dépense sont définies par Groupe d'employés au sein d'un Programme.
Pour les paramétrer, vous aurez donc à sélectionner le Programme souhaité, puis à ouvrir la section s'intitulant "Politique de dépenses". Il vous suffira ensuite de cliquer sur "Ajouter un groupe" de sélectionner le Groupe que vous souhaitez ajouter au Programme.

💡 Vous pouvez également créer une politique de dépenses personnalisée pour des employés spécifiques.

Vous aurez tout d'abord à indiquer si vous souhaitez une politique de dépense annuelle, ou mensuelle, et définir le montant du budget que vous désirez allouer sur la période.

• Annuelle : le budget alloué sera disponible en totalité, dès le premier jour de la période budgétaire définie pour votre programme. Vous pouvez cependant décider d'adapter ce montant au prorata des jours travaillés sur la période budgétaire (ex. un employé arrivant en cours d'année ne recevra qu'une part du budget annuel)

• Trimestriel : vos employés recevront le montant que vous avez défini le premier jour de chaque trimestre (ex. 1er janvier, 1er avril, 1er juillet, 1er octobre). Vous pouvez adapter ce montant au prorata des jours travaillés pendant le trimestre (par exemple, un employé arrivant le 15 février ne recevra que la moitié du budget pour ce trimestre). Vous pouvez également choisir de réinitialiser le budget de vos employés chaque trimestre, ou de leur laisser le montant qu'ils n'ont pas consommé au cours du trimestre précédent.

• Mensuelle : vos employés recevront le montant que vous avez défini, le premier jour de chaque mois. Vous pouvez adapter ce montant au prorata des jours travaillés sur le mois (ex. un employé arrivant le 15 du mois ne recevra que la moitié du budget de ce mois). Vous pouvez également choisir de réinitialiser le budget de vos employés tous les mois, ou leur laisser disposer du montant qu'ils n'ont pas consommé sur le mois précédent.

Il vous est également possible de choisir si vous souhaitez masquer le montant du budget à vos employés ou non. Si vous décidez de le masquer, vos employés ne verront que le montant qu'ils ont dépensé, et non pas le montant restant à dépenser. 

💡 Après avoir sauvegardé la politique de dépense, vous ne pourrez plus la changer, excepté pour le champ "Masquer le montant du budget". Si vous devez appliquer une modification de budget, veuillez contacter le support.

 

Si le Groupe que vous ajoutez a un Programme possède déjà des employés, il vous sera également demandé de préciser a partir de quelle date ces employés auront droit a ce nouveau Programme.