Hoe een uitgavenbeleid implementeren?

Het uitgavenbeleid wordt bepaald per werknemersgroep binnen een programma.
Om ze in te stellen, moet u het gewenste programma selecteren, en vervolgens het onderdeel "Bestedingsbeleid" openen en de gewenste groep toevoegen.

💡 U kunt ook een aangepast uitgavenbeleid maken voor specifieke werknemers.

Zodra u de groep toevoegt, dient u ook meteen het bestedingsbeleid van deze groep in te stellen. 

U moet eerst aangeven of u een jaarlijks of maandelijks uitgavenbeleid wenst, en het bedrag van het budget bepalen dat u over de periode wilt toewijzen. 

• Jaarlijks: het toegewezen budget zal volledig beschikbaar zijn vanaf de eerste dag van de budgetperiode die door uw programma is gedefinieerd. U kunt echter beslissen om dit bedrag aan te passen aan het aantal gewerkte dagen tijdens de budgetperiode (bv. een werknemer die in de loop van het jaar aankomt, zal slechts een deel van het jaarlijkse budget ontvangen)
• Trimestrieel: uw werknemers ontvangen het bedrag dat u hebt vastgelegd op de eerste dag van elk kwartaal (d.w.z. 1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober). U kunt dit bedrag aanpassen in verhouding tot het aantal gewerkte dagen tijdens het kwartaal (bv. een werknemer die op 15 februari aankomt, zal slechts de helft van het budget voor dit kwartaal ontvangen). U kunt er ook voor kiezen om het budget van uw werknemers elk kwartaal opnieuw in te stellen, of om hen het bedrag te geven dat ze tijdens het vorige kwartaal niet hebben verbruikt.
• Maandelijks: uw medewerkers ontvangen het bedrag dat u hebt vastgelegd op de eerste dag van elke maand. U kunt dit bedrag aanpassen in verhouding tot het aantal gewerkte dagen gedurende de maand (vb. een werknemer die op de 15de van de maand toekomt zal slechts de helft van het budget voor die maand ontvangen). U kunt er ook voor kiezen om het budget van uw medewerkers elke maand opnieuw in te stellen of om het ongebruikte bedrag van de maand over te dragen naar de volgende maand.

U kunt ook kiezen of u het budgetbedrag wilt verbergen voor uw medewerkers of niet. Als u beslist om het te verbergen, zullen uw medewerkers alleen het bedrag zien dat ze hebben uitgegeven, niet het bedrag dat ze nog kunnen uitgeven.

Samenvattend zijn de parameters die u kunt instellen:

• De verdeling: Hoe vaak wilt u dat de medewerker een budget ontvangt? (Jaarlijks, driemaandelijks of maandelijks)
• Het bedrag: Welk bedrag wilt u per periode ontvangen?
• Verbergen: Moet het budget verborgen zijn voor de medewerker?
• Opnieuw instellen: moet het budget elke periode opnieuw worden ingesteld, of moet het zich ophopen?
• Eerste periode aanpassen: Moet het opgegeven budget in de eerste periode worden aangepast aan het aantal gewerkte dagen in die periode?

Tenslotte, als de groep reeds medewerkers bevat, zal u de startdatum van deze medewerkers in dit programma moeten bepalen. Op basis van deze startdatum wordt het initiële budget van deze medewerkers berekend. Dit bedrag wordt weergegeven zodat u dit grondig kan nakijken. 

💡 Let op: Besteed extra aandacht bij het opslaan van een beleid van een groep waaraan al medewerkers zijn gekoppeld. Zodra het beleid is opgeslagen, krijgen de medewerkers toegang tot het programma met het aangegeven budgetbedrag. Eenmaal opgeslagen, is het niet meer mogelijk om de meeste parameters van het bestedingsbeleid te bewerken. De enige parameter die kan worden bewerkt, is de parameter 'Het budgetbedrag verbergen'.
Zolang een groep geen medewerkers bevat, blijven alle parameters bewerkbaar.